三井不動産ビルマネジメントの
アウトソーシングを活用し、
企業イメージの向上を実現

赤澤様　課題として感じていた点は大きく2点です。

まず1点目はセキュリティ面です。総合受付新設前は、各フロアのオフィス入口以外にはセキュリティゲート等の設備がなく、社内外の人間を問わず、割と自由にビル内に立ち入れる状態だったため、館内のセキュリティ面については懸念を感じていました。

また、当社は業務上、海外のお客様とのやりとりも多く行っています。海外のお客様の中には、オフィスのセキュリティを重視している方も多くいらっしゃるため、ビジネスを円滑に進めるためにもセキュリティ対策は急務だと感じていました。

2点目は、受付を適切に利用ができていなかったことです。実は総合受付設置前にも7階フロアに受付自体は設けていました。

しかし、館内のセキュリティが緩かったこともあり、社員の多くは受付を介さず、各部署に直接お客様をお呼びして打ち合わせなどを行っていたため、受付の利用率が低いという現状がありました。

また、受付には2名のスタッフを配置していましたが、受付専門の人材ではなく、どちらかが休んだ際のバックアップが不十分といったマネジメントや運用面でも問題を抱えていました。

これらの課題を解決するための手段として挙がったのが、総合受付の設置でした。当時、タイミングよく1階部分のテナントが空いたこともあり、路面に面したビル1階部分に従前の受付を集約し、当社の顔となる総合受付を新設することになりました。

赤澤様　受付業務を集約して総合受付を設置すると当然ながら、対応する来客数の増加が見込まれます。

そのため、従前の受付体制では、スムーズな運用は難しいだろうという意見が社内でも挙がりました。当社の庶務業務をアウトソースしているグループ会社へ依頼するという案もありましたが、受付業務の専門性に欠ける、受付専門の人材をすぐに確保するのが難しいという点から見送られました。

そこで検討にあがったのが、受付業務を専門に行う企業へのアウトソーシングでした。

赤澤様　アウトソーシングの委託先を検討するにあたり、三井不動産ビルマネジメントさんを含め、合計3社の企業から話を聞きました。どの企業も受付業務のプロとして、素晴らしく、お話を聞いている段階では甲乙つけられないというのが正直な意見でした。

そのため、直接その3社が担当されている受付の現場を見に行かせていただくことにしました。三井不動産ビルマネジメントさんには最後にお伺いしたのですが、その対応の素晴らしさには非常に驚きました。

受付を担当されているスタッフの方一人ひとりの対応が良いのはもちろん、受付業務全体の取り回しがシステマティックで、組織的によく考えて動かれているのがとても印象的でした。現場でお話を聞く中で、オフィス特性に合わせた複雑なオペレーションを組まれて実行されていることも知り、ぜひ三井不動産ビルマネジメントさんにお願いしたいなと感じました。

赤澤様　受付新設にあたり、受付の構築工事と同時に新しいオペレーションやマニュアル作りを行いました。当社でも従来から受付業務は行っていたものの、しっかりとしたマニュアルのようなものはなく、また、総合受付のような規模感のオペレーション構築は経験がなかったため、最初は非常に苦労しました。

総合受付オープンの数か月前から、三井不動産ビルマネジメントのご担当の方と一緒に議論を重ね、マニュアル作りを進めたのですが、数多くのアドバイスやご提案をいただき、とても感謝しています。

こちらの細かな要望にも親身に対応してくれ、満足のいくマニュアルやオペレーション構築ができたため、お任せしてよかったなと思いました。

赤澤様　1階に総合受付を新設し、プロの受付スタッフを置いたことで、マネジメント層も含め社員からは、企業のブランドイメージが向上した、ホスピタリティあふれる対応が素晴らしいとの声が上がっています。

受付を集約したことで来客数も増えましたが、混雑時のオペレーションなどもしっかりとしているので、お客様からクレームが出るといった事態もありません。

14階にある役員フロアとの連携もスムーズで、従来とは比べものにならないくらいシステマティックに受付運用ができている点は非常に満足しています。

また、月間の来客人数やお客様の動向などの月次報告をいただき、以前の受付では把握していなかった数値が見える化したのも導入してよかったと感じるポイントです。

定期的にミーティングも開催しているので、オペレーション外の対応など、こういった場合はどうするといった相談が随時行えるのも魅力だと感じています。

赤澤様　現状でもオペレーション通りに十分な対応をしていただけていますが、より素晴らしい総合受付を目指していくために、今後も現場からの改善提案をしていただきたいと思います。

また、新型コロナウィルス対策が必要となった際、体温測定機器やアクリル板の導入など、他社の状況を含め、さまざまな情報をいただけたのは非常に助かりました。今後も、市場動向や他企業の情報など、有益な情報をご提供いただけると嬉しいです。